Für eine nachhaltige digitale Transformation öffentlicher Verwaltungen ist ein organisationsübergreifender Wandel erforderlich. Um diesen zielorientiert vollziehen zu können, wollen Michelstadt, Erbach, Oberzent und Brombachtal gemeinsam eine Digitalstrategie erarbeiten und anschließend in den Kommunen etablieren. Ein erstes großes Vorhaben innerhalb der Digitalstrategie ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Das Projekt wird durch die Förderung smarter Kommunen und Regionen im Programm „Starke Heimat Hessen“ vom Land Hessen unterstützt. Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus hat heute die Zusage über 364.852 Euro an die Bürgermeister der vier Kommunen überreicht.
„Wir wollen die Möglichkeiten moderner IT-Infrastruktur, innovativer Technologien und optimierter Prozesse ausschöpfen, um die Verwaltung stetig zu modernisieren und die vielfältigen Aufgaben effizient und bürgernah zu erfüllen“, sagte die Ministerin. „Eine interkommunale Zusammenarbeit ist äußerst sinnvoll, da sie es auch kleineren Kommunen ermöglicht, vollumfänglich von der Digitalisierung zu profitieren und zugleich Kosten und Ressourcen spart.“
Kernelement: digitale Vernetzung
Kernelement der Digitalstrategie soll die digitale Vernetzung sein. Denn aufgrund der eingeschränkt zur Verfügung stehenden Ressourcen kann die notwendige Digitalisierung nur durch eine enge verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit vorangetrieben werden. Die Abstimmung des Aktenplans, die Erstellung von Dokumentationen wie Dienstanweisungen und Leitfäden sowie die Planung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen sollen zentral durchgeführt werden. Ziel ist, innerhalb des zweijährigen Förderzeitraums das Dokumentenmanagementsystem flächendeckend in den vier Verwaltungen einzuführen, so dass dieses im Arbeitsalltag genutzt und der Papierverbrauch signifikant reduziert wird. Für den Projekterfolg ist neben der technischen Bereitstellung die Akzeptanz der Neuerungen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltungen unerlässlich, heißt es im Projektantrag. Hierzu werden im Sinne des Change Managements eine stets aktuelle Kommunikation sowie die stetige Bereitschaft eines persönlichen Austauschs durch das Projektteam angestrebt.
Bürgermeister Dr. Tobias Robischon von der das Projekt koordinierenden Stadt Michelstadt: „Bei wachsenden Aufgaben und Mangel an Fachkräften müssen wir Kommunen eng zusammenarbeiten. Gemeinsame Werkzeuge machen das leichter, und die digitale Vernetzung fördert die enge kollegiale Zusammenarbeit.“
Hintergrund
Um die Kommunen zu unterstützen, Austausch und Vernetzung zu ermöglichen, hat die Hessische Landesregierung im Frühjahr 2020 die Geschäftsstelle Smarte Regionen im Haus der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung eingerichtet. Diese ist ein zentraler Anlaufpunkt für alle Belange im Bereich smarter Kommunen.
Mit dem Programm „Starke Heimat Hessen“ werden die Kommunen bei wichtigen Zukunftsprojekten unterstützt. Dazu zählen unter anderem Kinderbetreuung, Gesundheitsversorgung oder die Stärkung des ÖPNVs. Rund 20 Millionen Euro stehen jährlich von 2020 bis 2024 im Bereich der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung zur Verfügung, die in drei Maßnahmen aufgeteilt sind. Jeweils vier Millionen Euro fließen von 2020 bis 2024 in die Digitalisierungsplattform Civento, die vom Land Hessen den Kommunen flächendeckend kostenfrei zur Verfügung gestellt wird. Die Plattform bildet einen zentralen Baustein für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes im kommunalen Bereich. Zudem können Kommunen darauf Anträge elektronisch bearbeiten – ein wichtiger nächster Schritt hin zur Volldigitalisierung der kommunalen Verwaltung. Weitere knapp 16 Millionen Euro wurden 2020 für die Verwaltungsdigitalisierung zur Verfügung gestellt. Und drittens werden von 2021 bis 2024 jeweils bis zu 16 Millionen Euro für die Förderung kommunaler Vorhaben verwendet, die innovative Projekte in Themenfeldern der Digitalisierung kommunaler Handlungsfelder im Sinne von Smart City / Smart Region betreffen. Projekte werden mit 100.000 Euro bis 2,5 Millionen Euro unterstützt – bei einer Förderquote von 90 Prozent und einer maximalen Laufzeit von zwei Jahren.
